Factuur maken als zzp'er: complete gids

Een factuur maken als zzp'er verschilt qua wettelijke basis niet van die van een grote onderneming: dezelfde verplichte gegevens, dezelfde btw-regels, dezelfde bewaarplicht. Het verschil zit in de praktijk. Als zzp'er factureer je vaker aan wisselende klanten, werk je vaker met de kleineondernemersregeling, en heb je minder vaak een boekhoudafdeling die fouten voor je opvangt. Deze gids loopt de belangrijkste aandachtspunten langs, specifiek vanuit het perspectief van een zelfstandige.

Wat moet er op je factuur staan als zzp'er?

De wettelijk verplichte velden zijn voor iedere ondernemer gelijk: je bedrijfsnaam en adres, KvK-nummer, btw-identificatienummer, naam en adres van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, een duidelijke omschrijving van je dienst of product, het bedrag exclusief btw, het toegepaste btw-tarief en -bedrag, en het totaalbedrag. Een uitgebreide toelichting per veld, inclusief uitzonderingen voor particuliere klanten en het buitenland, vind je op onze pagina wat moet er op een factuur staan.

De kleineondernemersregeling (KOR) en je factuur

Veel zzp'ers met een beperkte omzet maken gebruik van de kleineondernemersregeling, waarbij je geen btw in rekening brengt aan je klanten en ook geen btw-aangifte hoeft te doen. Val je onder de KOR, dan vermeld je op je factuur dat er geen btw is berekend, meestal met een verwijzing naar de vrijstelling, in plaats van een btw-bedrag en -tarief. Alle tools in onze vergelijking van gratis factuurprogramma's ondersteunen een btw-tarief van 0% of een aparte KOR-instelling, maar de keuze om wel of niet voor de KOR te opteren, en de gevolgen daarvan voor je eigen inkopen, is aan jou en eventueel je boekhouder om te bepalen.

Factureren aan klanten in het buitenland

Werk je als zzp'er voor klanten buiten Nederland, dan gelden aanvullende regels. Factureer je aan een ondernemer binnen de EU, dan verleg je in veel gevallen de btw naar de klant en vermeld je "btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-identificatienummer van je klant. Bij een particuliere klant binnen de EU gelden weer andere regels, en bij klanten buiten de EU is vaak sprake van een uitvoer die niet belast is met Nederlandse btw. Deze regels wijzigen weleens en zijn sterk afhankelijk van je specifieke situatie, dus raadpleeg bij twijfel de Belastingdienst of een boekhouder voordat je een internationale factuur verstuurt.

Factuurnummering: begin goed en blijf consistent

Een uniek, oplopend factuurnummer is verplicht, maar de exacte opzet mag je zelf kiezen. Veel zzp'ers gebruiken een reeks die begint met het jaartal, gevolgd door een oplopend nummer, zoals 2026-001, 2026-002, enzovoort. Belangrijk is dat je geen gaten laat vallen zonder verklaring en geen nummers dubbel gebruikt. Begin je met factureren, kies dan meteen een systeem waar je jaren mee vooruit kunt, in plaats van halverwege het jaar de opzet te moeten wijzigen.

Betaaltermijnen en het opvolgen van late betalingen

Als zzp'er heb je vaak minder onderhandelingsmacht dan een groot bedrijf, wat betekent dat late betalingen een reëel risico voor je cashflow vormen. Vermeld een concrete betaaltermijn op je factuur, bijvoorbeeld 14 of 30 dagen, en noem bij voorkeur ook de uiterste betaaldatum zelf in plaats van alleen het aantal dagen. Plan een vaste dag in de week of maand om openstaande facturen te controleren, en stuur een rustige herinnering zodra de betaaltermijn is verstreken. De meeste facturatietools in onze vergelijking, waaronder Jortt en Rompslomp, bieden een overzicht van openstaande facturen en de mogelijkheid om automatisch een herinnering te versturen.

Offerte versus factuur: wat is het verschil?

Een offerte is een voorstel: je legt vast welke werkzaamheden je gaat uitvoeren, tegen welk tarief, en onder welke voorwaarden, zodat een klant vooraf akkoord kan geven. Een factuur is de afrekening achteraf voor werk dat al is uitgevoerd of geleverd. Voor een zzp'er is het verstandig om bij grotere opdrachten altijd eerst een offerte te sturen: dat voorkomt discussie achteraf over de afgesproken prijs en scope. Veel van de tools in onze vergelijking, waaronder e-Boekhouden.nl, laten je een geaccepteerde offerte met één klik omzetten naar een factuur, zodat je de gegevens niet twee keer hoeft in te voeren.

Factureren op uurtarief versus een vaste prijs

Als zzp'er werk je vaak op uurtarief, op basis van een vaste prijs per project, of een combinatie van beide. Werk je op uurtarief, vermeld dan op je factuur niet alleen het totale bedrag, maar ook het aantal gewerkte uren en het gehanteerde tarief per uur - dat voorkomt vragen van de klant en maakt je administratie transparanter. Werk je met een vaste projectprijs, beschrijf dan duidelijk welk deel van het project de factuur dekt, zeker als je in termijnen factureert. Sommige tools, zoals Rompslomp, bieden de mogelijkheid om geregistreerde uren direct om te zetten naar een factuurregel, wat handig is als je nauwkeurig wilt bijhouden waar je tijd aan besteedt.

Welke tool past bij jou als zzp'er?

De juiste keuze hangt af van hoe vaak je factureert en wat je verder nodig hebt:

• Je factureert incidenteel: begin met FactuurBaas (geen account) of een sjabloon in Canva.
• Je factureert regelmatig aan wisselende klanten: kies Jortt, Rompslomp of Vixum voor onbeperkt gratis facturatie met automatische btw-berekening.
• Je wilt op korte termijn ook boekhouden: gebruik de proefperiode van e-Boekhouden.nl of DigiBTW.

Het volledige overzicht met alle tien opties naast elkaar vind je op onze vergelijkingspagina.

Veelgemaakte fouten door startende zzp'ers

• Geen KvK- of btw-nummer op de factuur vermelden - vaak per ongeluk vergeten bij de allereerste facturen.
• Verkeerd btw-tarief toepassen - vooral bij een mix van diensten en producten met verschillende tarieven.
• Geen duidelijke omschrijving van de prestatie - "werkzaamheden" is onvoldoende; vermeld wat je hebt gedaan, wanneer en tegen welk tarief.
• Facturen niet consistent archiveren - bewaar verzonden facturen samen met offertes en correspondentie, ook als je een gratis tool zonder ingebouwd archief gebruikt.
• Te laat reageren op een onbetaalde factuur - wacht niet weken met een herinnering; een korte, vriendelijke herinnering na de vervaldatum werkt vaak al.

Hoe lang moet je facturen bewaren?

Als zzp'er ben je wettelijk verplicht om je administratie, waaronder verzonden en ontvangen facturen, zeven jaar te bewaren. Voor gegevens over onroerend goed geldt een langere termijn. Zorg dat je gekozen factuurtool of eigen archiveringsmethode het mogelijk maakt om facturen na jaren nog terug te vinden, bijvoorbeeld via een export naar pdf die je op een vaste plek bewaart.