Wat moet er op een factuur staan?

De eisen aan een factuur liggen grotendeels vast in de btw-wetgeving, niet in losse richtlijnen van individuele boekhoudpakketten. Dat betekent dat de verplichte gegevens hetzelfde zijn, ongeacht welke tool uit onze vergelijking van gratis factuurprogramma's je gebruikt. Wat verschilt per situatie, zijn een paar uitzonderingen rondom btw, klanttype en het buitenland - en die verdienen extra aandacht, omdat een fout hierin niet altijd meteen opvalt.

De basisvelden die op elke factuur moeten staan

• Naam en adres van je onderneming - zoals ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.
• KvK-nummer - het inschrijvingsnummer van je onderneming.
• Btw-identificatienummer - het nummer waaronder je btw-plichtig bent.
• Naam en adres van je klant - bij zakelijke klanten idealiter de exacte juridische naam.
• Een uniek, opeenvolgend factuurnummer - zonder gaten of dubbele nummers die je niet kunt verklaren.
• De factuurdatum - de datum waarop de factuur is opgesteld.
• De leverdatum - de datum waarop de dienst is verricht of het product is geleverd, als die afwijkt van de factuurdatum.
• Een duidelijke omschrijving - van de geleverde dienst of het product, inclusief aantal of periode.
• Het bedrag exclusief btw - per factuurregel.
• Het toegepaste btw-tarief en -bedrag - of een vermelding waarom er geen btw is berekend.
• Het totaalbedrag - inclusief btw.

Btw-tarieven: welke geldt voor jouw factuur?

Nederland kent meerdere btw-tarieven, waaronder het algemene tarief en een verlaagd tarief voor specifieke goederen en diensten. Welk tarief van toepassing is, hangt af van wat je levert, niet van wie je bent als ondernemer. Twijfel je over het juiste tarief voor een specifieke dienst of product, raadpleeg dan de actuele tabellen van de Belastingdienst in plaats van te vertrouwen op een gok of een tarief dat je bij een vergelijkbare situatie eerder hebt gebruikt - tarieven en de toepassing ervan kunnen namelijk per situatie verschillen.

Btw verleggen: wanneer en hoe?

In een aantal situaties bereken je geen btw, maar "verleg" je die naar je klant. Dit komt vaak voor bij facturatie aan ondernemers binnen de EU, en in specifieke sectoren zoals de bouw bij onderaanneming. Vermeld in dat geval expliciet "btw verlegd" op de factuur, samen met het btw-identificatienummer van je klant, en laat het btw-bedrag op nul staan. Omdat verlegde btw specifieke voorwaarden kent per situatie, is dit een van de onderdelen waarbij het raadzaam is om bij twijfel een boekhouder te raadplegen voordat je de factuur verstuurt.

Factureren bij een aanbetaling of vooruitbetaling

Vraag je een aanbetaling voordat je met een opdracht begint, dan stuur je daarvoor een aparte factuur met dezelfde verplichte gegevens als een gewone factuur, inclusief btw over het aanbetaalde bedrag. Bij de eindfactuur na afronding van de opdracht verreken je de eerder gefactureerde en betaalde aanbetaling, zodat het duidelijk is welk deel van het totaalbedrag nog openstaat. Vermeld op de eindfactuur expliciet het bedrag en factuurnummer van de eerdere aanbetaling, zodat een klant de opbouw kan volgen.

Elektronische facturen en Peppol

Steeds meer organisaties, met name (semi-)overheidsinstellingen, vragen om facturen die worden aangeleverd via elektronische facturatie in plaats van een pdf per e-mail. Het Peppol-netwerk is hiervoor de gangbare standaard in Nederland en de rest van Europa: facturen worden in een gestructureerd formaat verzonden, dat automatisch kan worden ingelezen door het systeem van de ontvanger. Van de tools in onze vergelijking ondersteunt Jortt facturatie via Peppol; bij de meeste andere gratis tools is dit niet standaard beschikbaar. Werk je vaak met opdrachtgevers die e-facturatie verplicht stellen, weeg dat dan mee in je keuze van facturatietool.

Facturen aan particulieren versus zakelijke klanten

Bij een factuur aan een zakelijke klant zijn dezelfde gegevens verplicht als hierboven beschreven. Bij een factuur aan een particuliere klant gelden op onderdelen soepelere regels, bijvoorbeeld rondom het vermelden van een btw-identificatienummer van de klant, dat een particulier immers niet heeft. De verplichting om je eigen KvK- en btw-nummer, een uniek factuurnummer en een duidelijke omschrijving te vermelden, blijft echter ook bij particuliere klanten gewoon gelden.

Een fout herstellen: de creditfactuur

Ontdek je een fout nadat een factuur al is verstuurd, wijzig dan nooit stilzwijgend het origineel. In plaats daarvan maak je een creditfactuur, die het bedrag van de oorspronkelijke factuur tenietdoet, gevolgd door een nieuwe, correcte factuur. Verwijs in beide documenten naar het oorspronkelijke factuurnummer, zodat de samenhang duidelijk blijft voor jouw administratie, je klant en een eventuele controle door de Belastingdienst.

Hoe lang moet je een factuur bewaren?

De wettelijke bewaarplicht voor je administratie, waaronder verzonden en ontvangen facturen, is zeven jaar. Voor gegevens die te maken hebben met onroerend goed geldt een langere termijn. Kies een archiveringsmethode die dit haalbaar maakt: exporteer facturen regelmatig als pdf en bewaar ze op een vaste, herkenbare plek, zeker als je een gratis tool zonder ingebouwd langetermijnarchief gebruikt, zoals FactuurBaas of een sjabloon in Canva.

Wat als je een verplicht gegeven vergeet?

Een factuur die niet aan de eisen voldoet, kan voor je klant reden zijn om de btw-aftrek te weigeren, en kan bij een controle van je eigen administratie vragen oproepen. Ontdek je een ontbrekend gegeven, corrigeer dit dan zo snel mogelijk met een aangepaste of aanvullende factuur, in plaats van te wachten tot het probleem zich vanzelf oplost.

Het verschil tussen een factuur, een kwitantie en een pakbon

Deze documenten worden weleens door elkaar gehaald, maar hebben elk een ander doel. Een factuur is de formele afrekening met de wettelijk verplichte gegevens, gebruikt voor je btw-administratie. Een kwitantie is een eenvoudig bewijs van betaling, vaak gebruikt bij directe, kleine transacties, en mist doorgaans de uitgebreide gegevens van een factuur. Een pakbon begeleidt een fysieke levering van goederen en vermeldt wat er is geleverd, maar niet noodzakelijk de prijs of btw. Voor je btw-aangifte en wettelijke bewaarplicht telt alleen de factuur; bewaar een kwitantie of pakbon als aanvullend bewijs, niet als vervanging.

Wat als je factureert zonder btw-plicht?

Val je onder de kleineondernemersregeling of een specifieke vrijstelling, dan reken je geen btw, maar blijft het overgrote deel van de verplichte gegevens gewoon van toepassing: bedrijfsnaam, KvK-nummer, klantgegevens, factuurnummer, datum en omschrijving. In plaats van een btw-bedrag en -tarief vermeld je een duidelijke reden waarom er geen btw is berekend, bijvoorbeeld een verwijzing naar de toegepaste regeling. Laat dit veld niet gewoon leeg zonder toelichting, want dat kan bij je klant of bij een controle tot onduidelijkheid leiden.

Checklist voordat je een factuur verstuurt

• Kloppen klantnaam, adres en eventueel het btw-nummer van de klant?
• Is het factuurnummer uniek en sluit het aan op je bestaande reeks?
• Staat de factuurdatum, en indien relevant de leverdatum, correct vermeld?
• Is elke geleverde dienst of elk product duidelijk omschreven, met aantal en tarief?
• Klopt het btw-tarief bij wat je daadwerkelijk levert?
• Zijn het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag en het totaalbedrag correct opgeteld?
• Staat de betaaltermijn en je rekeningnummer duidelijk vermeld?