Gratis factuursjabloon: Word, Excel en printbaar

Niet elke zzp'er heeft behoefte aan een facturatietool met account. Voor een enkele factuur per maand is een sjabloon in Word of Excel vaak voldoende, zolang je de opmaak consistent houdt en de btw-berekening zorgvuldig controleert. Deze pagina geeft je twee routes: een direct printbaar voorbeeld dat je in de browser kunt invullen en afdrukken als pdf, en een stappenplan om zelf een herbruikbaar sjabloon te bouwen in Word of Excel.

Direct printbaar voorbeeld

Onderstaand voorbeeld bevat alle wettelijk verplichte velden. Vervang de voorbeeldtekst door je eigen gegevens direct in de browser, en gebruik de knop om de pagina als pdf op te slaan via het printvenster van je browser.

Zelf een sjabloon bouwen in Word

1. Open een nieuw document en maak bovenaan een kop met je bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer.
2. Voeg een tabel toe met twee kolommen voor factuurnummer, factuurdatum en betaaltermijn.
3. Maak een blok voor de klantgegevens: naam en adres.
4. Voeg een tabel toe met kolommen voor omschrijving, aantal, tarief en bedrag per regel.
5. Voeg onderaan de tabel rijen toe voor subtotaal, btw-bedrag en totaalbedrag.
6. Sla het document op als sjabloon (.dotx), zodat je bij een nieuwe factuur steeds een schone kopie opent in plaats van een eerder ingevulde factuur per ongeluk te overschrijven.

Reken bij elke nieuwe factuur zelf de btw en het totaal na met een rekenmachine; Word bevat geen ingebouwde rekenformules zoals Excel.

Zelf een sjabloon bouwen in Excel

Excel heeft als voordeel dat je de btw-berekening kunt automatiseren met formules, zodat je niet elke keer handmatig hoeft te rekenen.

1. Maak bovenaan een blok met je bedrijfsgegevens en een apart blok met de klantgegevens.
2. Zet kolomkoppen neer voor omschrijving, aantal, tarief en bedrag.
3. Bereken het regelbedrag met een formule die aantal vermenigvuldigt met tarief, bijvoorbeeld =B2*C2 als aantal in kolom B en tarief in kolom C staat.
4. Tel de regelbedragen op tot een subtotaal met een somformule, bijvoorbeeld =SOM(D2:D10).
5. Bereken het btw-bedrag door het subtotaal te vermenigvuldigen met het btw-percentage, bijvoorbeeld =D12*0,21 voor het algemene tarief.
6. Tel subtotaal en btw-bedrag op tot het totaalbedrag.
7. Bewaar het bestand als sjabloon (.xltx) en maak bij elke nieuwe factuur een kopie, zodat de formules behouden blijven.

Controleer na het invullen altijd of de formules zich correct hebben aangepast aan het aantal ingevulde regels, vooral als je regels toevoegt of verwijdert ten opzichte van je oorspronkelijke sjabloon.

Werken in Google Docs of Google Sheets in plaats van Word en Excel

Heb je geen Microsoft-abonnement, dan werkt hetzelfde stappenplan net zo goed in Google Docs en Google Sheets, allebei gratis te gebruiken met een Google-account. Google Sheets ondersteunt dezelfde soort formules als Excel voor het optellen van regelbedragen en het berekenen van btw, bijvoorbeeld =SOM(D2:D10) voor een subtotaal. Een voordeel van Google Sheets ten opzichte van een lokaal Excel-bestand is dat je automatisch een versiegeschiedenis opbouwt, wat handig is als je per ongeluk een formule overschrijft en wilt teruggaan naar een eerdere versie van je sjabloon.

Veelgemaakte fouten bij een zelfgemaakt factuursjabloon

• Het origineel per ongeluk overschrijven - bewaar een leeg sjabloon apart van je ingevulde facturen, en maak bij elke nieuwe factuur eerst een kopie.
• Formules die niet meeschuiven - controleer na het toevoegen of verwijderen van regels of de som- en btw-formules nog het juiste celbereik gebruiken.
• Inconsistente factuurnummering tussen bestanden - houd een apart overzicht bij van het laatst gebruikte nummer, zeker als je met losse bestanden per klant werkt.
• Geen vaste bewaarplek - sla ingevulde facturen op in een map per jaar, zodat je later, ook na de wettelijke bewaarplicht van zeven jaar, alles terugvindt.
• Handmatig rekenen zonder controle - vertrouw bij Excel of Google Sheets op formules in plaats van bedragen met een rekenmachine over te typen, en controleer steekproefsgewijs of de formule-uitkomst logisch is.

Wanneer is overstappen naar een gratis tool de moeite waard?

Een zelfgemaakt sjabloon werkt prima zolang je maar een paar facturen per maand verstuurt aan een beperkt aantal klanten. Merk je dat je regelmatig dezelfde klantgegevens opnieuw intypt, dat je moeite hebt om het laatst gebruikte factuurnummer te onthouden, of dat je geen overzicht meer hebt van welke facturen al betaald zijn, dan is dat een signaal dat een gratis facturatietool je meer tijd bespaart dan het kost om over te stappen. Het overzetten van je bestaande klantgegevens naar een nieuwe tool kost eenmalig wat werk, maar bespaart daarna bij elke volgende factuur.

Voor- en nadelen van een eigen sjabloon versus een gratis tool

Factureer je meer dan een paar keer per maand, dan is de tijdsbesparing van een gratis facturatietool zoals Jortt, Rompslomp of Vixum vaak groter dan de controle die je met een eigen sjabloon behoudt. Bekijk het volledige vergelijkingsoverzicht om te zien welke optie het beste bij je past.

Een factuursjabloon geschikt maken voor meerdere btw-tarieven

Lever je zowel diensten als producten die onder verschillende btw-tarieven vallen, breid je sjabloon dan uit met een aparte kolom voor het toepasselijke tarief per regel, in plaats van één vast tarief voor de hele factuur aan te houden. In Excel of Google Sheets bereken je dan per regel het btw-bedrag met een formule die verwijst naar de tariefkolom van diezelfde regel, bijvoorbeeld =D2*E2 als het regelbedrag in kolom D en het tarief in kolom E staat. Tel vervolgens de btw-bedragen per regel op tot het totale btw-bedrag, in plaats van één keer over de volledige som te rekenen. Dat voorkomt dat je per ongeluk het verkeerde tarief op het volledige bedrag toepast.