Wie factuur maken in Excel intikt, zoekt meestal hetzelfde: geen abonnement, geen account, gewoon een werkend document dat je telkens opnieuw kunt gebruiken. Dat is precies wat een goed ingerichte spreadsheet oplevert. In dit artikel bouw je stap voor stap een factuursjabloon op, inclusief de formule die de btw voor je uitrekent, zodat je nooit meer handmatig hoeft na te tellen.
Stap 1: zet de vaste koptekst neer
Begin bovenaan het werkblad met een blok voor je eigen bedrijfsgegevens: naam, adres, KvK-nummer en btw-identificatienummer. Reserveer daarnaast ruimte voor het factuurnummer en de factuurdatum, en een apart blok voor de klantgegevens. Maak deze cellen breed genoeg en gebruik een iets groter lettertype voor je bedrijfsnaam, zodat het document er bij het printen of als pdf verzorgd uitziet. Twijfel je welke gegevens verplicht zijn, bekijk dan onze pagina wat moet er op een factuur staan voordat je verdergaat.
Stap 2: bouw de regeltabel op
Maak onder de koptekst een tabel met kolommen voor omschrijving, aantal, prijs per stuk en bedrag. Zet in de bedrag-kolom een formule die aantal vermenigvuldigt met de prijs, bijvoorbeeld =B5*C5 als aantal in kolom B en prijs in kolom C staat. Sleep die formule naar beneden voor extra regels, zodat je nooit per ongeluk een regel vergeet mee te tellen. Laat voldoende lege regels over voor toekomstige facturen met meer regels dan de eerste.
Subtotaal automatisch optellen
Onder de laatste regel zet je het subtotaal met de formule =SOM(D5:D14), waarbij D5 tot en met D14 de bedrag-kolom is. Gebruik altijd een bereik dat groter is dan je op dit moment nodig hebt, zodat je later extra regels kunt toevoegen zonder de formule te hoeven aanpassen.
Stap 3: reken de btw automatisch uit
Onder het subtotaal voeg je een regel toe voor de btw. Verwijst je subtotaalcel bijvoorbeeld naar D15, dan berekent de formule =D15*0,21 de btw bij het 21%-tarief. Gebruik voor het verlaagde tarief =D15*0,09. Zet daaronder het totaalbedrag met =D15+D16, waarbij D16 de zojuist berekende btw is. Zo hoef je nooit met de rekenmachine te controleren of je optelsom klopt, en voorkom je dat een verkeerd overgetypt bedrag op de uiteindelijke factuur belandt.
Werk je met meerdere btw-tarieven op één factuur, bijvoorbeeld bij een mix van producten en diensten, maak dan per tarief een aparte subtotaalregel met de bijbehorende btw-formule, en tel de totalen pas in de laatste regel bij elkaar op.
Stap 4: maak de opmaak overzichtelijk
Geef bedragcellen een vast getalformaat met twee decimalen en een euroteken, zodat € 123,45 er altijd hetzelfde uitziet, ook als je een nieuw bedrag intypt. Zet een dunne rand om de tabel en een net iets donkerdere achtergrondkleur op de kopregel, zodat de tabel in één oogopslag leesbaar is. Vermijd te veel kleuren of lettertypes: een rustige, consistente opmaak oogt professioneler dan een druk ontworpen document.
Stap 5: voeg de betaalinformatie toe en exporteer als pdf
Zet onderaan je IBAN, de naam van de rekeninghouder en een concrete uiterste betaaldatum neer, samen met het verzoek om het factuurnummer als betalingskenmerk te gebruiken. Sla het bestand vervolgens op als pdf via "Opslaan als" of "Exporteren", zodat de klant een document ontvangt dat niet per ongeluk aangepast kan worden. Gebruik een duidelijke bestandsnaam met factuurnummer en klantnaam, bijvoorbeeld 2026-014-klantnaam.pdf, zodat je het bestand maanden later nog moeiteloos terugvindt.
Veelgemaakte fouten in een zelfgemaakt Excel-sjabloon
De meest voorkomende fout is een formule die een vast celbereik gebruikt in plaats van het hele kolombereik, waardoor een nieuwe regel per ongeluk buiten het subtotaal valt. Controleer daarom na het toevoegen van regels altijd of het subtotaal is meegegroeid. Een tweede veelgemaakte fout is het per ongeluk overschrijven van een formule met een handmatig ingetypt getal - daarna rekent de cel niet meer automatisch mee bij toekomstige wijzigingen. Werk je met meerdere tabbladen, bijvoorbeeld één per klant of één per maand, zorg dan dat elk tabblad dezelfde opbouw heeft, zodat je niet per ongeluk een verkeerd btw-percentage in een van de kopieën laat staan.
Test je sjabloon voordat je hem voor een echte klant gebruikt: vul een paar denkbeeldige regels in, verander het aantal en de prijs, en controleer of het subtotaal, de btw en het totaal automatisch meebewegen. Pas als dat klopt, ben je klaar om het sjabloon als basis voor al je facturen te gebruiken.
Extra tips: bescherm je sjabloon tegen fouten
Wil je voorkomen dat je later per ongeluk een formule overtypt? Vergrendel de cellen met formules via de opmaakopties van Excel en laat alleen de invulcellen - zoals omschrijving, aantal en prijs - bewerkbaar. Bewaar bovendien een "master"-versie van je sjabloon apart van de map waarin je verzonden facturen opslaat, zodat je bij een nieuwe factuur altijd start vanaf een schone kopie. Een simpele naamgeving zoals factuur-sjabloon-master.xlsx naast een map verzonden-facturen voorkomt dat je per ongeluk in een oude, al verstuurde factuur gaat zitten wijzigen.
Bekijk het opbouwen in de praktijk
Liever meekijken dan lezen? Deze video laat in een paar minuten zien hoe je een vergelijkbaar sjabloon in Excel opzet.
Bekijk de video op YouTube: Factuur maken in Excel in 3 minuten
Handige extra formules voor je sjabloon
Naast de btw-formule zijn er een paar kleine toevoegingen die je sjabloon nog betrouwbaarder maken. Wil je automatisch de vervaldatum laten berekenen op basis van je betaaltermijn, gebruik dan een formule als =B3+14, waarbij B3 de factuurdatum is en 14 het aantal dagen betaaltermijn - de cel toont dan direct de uiterste betaaldatum zonder dat je zelf hoeft te tellen. Wil je een lopend factuurnummer dat automatisch één hoger is dan de vorige factuur, zet dan in een apart "instellingen"-tabblad het laatst gebruikte nummer neer en verhoog dat handmatig bij elke nieuwe factuur - zo voorkom je dat je per ongeluk twee facturen met hetzelfde nummer verstuurt.
Wil je meteen zien of een regel compleet is ingevuld voordat je de factuur verstuurt? Een eenvoudige controleformule als =ALS(B5="";"ontbreekt";"compleet") laat in een aparte controlekolom zien welke regels nog een lege omschrijving of prijs hebben. Zulke kleine controles kosten een paar minuten om in te stellen, maar besparen je op termijn de moeite van een factuur die je achteraf moet corrigeren.
Wanneer je beter iets anders kunt gebruiken
Een spreadsheet werkt uitstekend zolang je zelf verantwoordelijk wilt blijven voor formules, klantgegevens en nummering. Merk je dat je steeds vaker dezelfde klantgegevens opnieuw intypt, dat facturen zoekraken tussen mappen, of dat je behoefte hebt aan een overzicht van openstaande bedragen? Dan is het moment aangebroken om te kijken naar een online alternatief. Wil je zonder gedoe overstappen naar een omgeving die klantgegevens en btw automatisch voor je bijhoudt, dan kun je gratis een factuur maken zonder dat je eerst een spreadsheet hoeft te onderhouden. Bekijk voor meer achtergrond ook onze gids factuur maken als zzp'er, of download meteen ons kant-en-klare factuursjabloon voor Word en Excel als je liever niet zelf vanaf nul begint.
Google Sheets als gratis alternatief
Heb je geen licentie voor Excel, dan werkt hetzelfde stappenplan vrijwel identiek in Google Sheets. De formules zijn nagenoeg gelijk - =SOM() en vermenigvuldigen met een btw-percentage werken op dezelfde manier - en je kunt gratis exporteren naar pdf via "Bestand > Downloaden". Een voordeel van Sheets is dat het automatisch in de cloud opslaat, zodat je nooit een lokale back-up hoeft te maken en vanaf elk apparaat bij je sjabloon kunt. Wil je met een collega of boekhouder samenwerken aan dezelfde factuuradministratie, dan is delen via een link ook eenvoudiger dan een los Excel-bestand rondmailen.
Kort samengevat
Met een koptekst, een regeltabel, een btw-formule en een nette pdf-export bouw je in Excel of Google Sheets een factuursjabloon dat je maandenlang blijft gebruiken zonder dat het je iets kost. Controleer bij elke nieuwe factuur alleen de klantgegevens, de regels en het toegepaste btw-tarief - de rekensommen doet de spreadsheet vanaf dat moment voor je. Zodra het handmatige werk je meer tijd kost dan het je oplevert, weet je uit dit artikel al precies welke stap je daarna zet.